في موضوع سابق بعنوان “التسويق في المجال الخيري“، تطرقت إلى مجموعة من النقاط لاستمالة ذوي العلاقة وكسب ثقة المتبرع والحصول على التبرعات اللازمة للمشروع الخيري. وكما أن تسويق العمل الخيري يسعى إلى تطوير وسائل مبتكرة لتنمية الإيرادات، فإنه لابد من استمرارية تدفق تلك الإيرادات لتتطور المشاريع الخيرية وتتسع رقعة انتشارها فتخدم أكبر عدد من المستفيدين. وكما أسلفت حول أهمية الاتصال الفعّال في إستراتيجية العمل الخيري قبل التبرع، فإني هنا أنوه إلى أهميته أثناء تنفيذ المشروع الخيري وذلك من خلال تقديم تقارير أداء دورية توضح سير عمل المشروع ومدى تحقيقه للأهداف المرجوة والتي على ضوئها قام المتبرع بتمويل المشروع. هذا النوع من التقارير ضروري لعدة أسباب منها:
- تفعيل الصورة الإيجابية للجهة الخيرية ليساعد في كسب ثقة المتبرعين وإضفاء مبدأ الشفافية ودحض أي ادعاءات سلبية تجاه الجهة الخيرية ومشاريعها.
- تفعيل دور الشراكة بين المتبرع والجهة الخيرية، فلا تنتهي العلاقة عند استلام مبلغ التبرع، بل تظل مستمرة.
- تسهيل عملية الحصول على تمويل إضافي للمشروع (للتوسع أو تغطية احتياج طارئ)
- تشجيع المتبرع على تمويل مشاريع خيرية جديدة من نفس الجهة وإعطائها الأولوية على الجهات الأخرى كونها معروفة وأدائها واضح.
- تسهيل عملية اتخاذ القرار لدى المتبرع عند وجود بيانات ودلائل على فعالية المشروع الخيري ونجاحه.
قد تختلف أساليب وصيغ تقارير الأداء وفق الظروف المحيطة بالمشروع أو متطلبات أصحاب العلاقة. فهناك جهات تشترط تقديم تقارير دورية وأخرى تكتفي بتقرير واحد عند نهاية المشروع. والبعض يحدد محتوى تلك التقارير. وهناك جهات تكتفي بزيارة ممثليها للمشروع وتقييمه، وأخرى تتواصل مباشرة مع المستفيدين. وبغض النظر عن الأسلوب المتبع، يجب على الجهة الخيرية أولًا الاستجابة لمتطلبات المتبرع في هذا الصدد، ثم عليها إخراج تقارير خاصة بها، تجيب فيها على معظم التساؤلات التي قد تُطرح حول المشروع الخيري ومشاركة هذه التقارير مع أصحاب العلاقة.
وهنا سأسرد مجموعة من النقاط التي أرى أهمية وجودها في تقرير أداء العمل الخيري:
- الموجز
- أهداف المشروع والواقع
- الميزانية والموارد
- الجدول الزمني
- الملاحظات
للمزيد من التفاصيل يمكنك الحصول على نموذج التقرير بالضغط هنا وسيصل إليك في بريدك الإلكتروني
يجب أن يتضمن التقرير جداول مالية وزمنية وعرضها برسوم بيانية تسهل مراجعتها. وعلى معد التقرير الاحتفاظ بجميع الإيصالات وتوفيرها فور طلبها من المتبرع. يمكن إرفاق صور فوتوغرافية توضح سير عمل المشروع أو الفروقات المحدثة إذا كانت ذات أهمية مثل صور لمبنى تحت الإنشاء، ومراعاة عدم إرفاق صور ليس لها دلالة على أداء المشروع كصور فريق العمل. كما يجب الحذر من الصور التي قد تنتهك خصوصية المستفيدين.
من الضروري توفير التقرير في صيغة إلكترونية وصيغة مطبوعة أيضًا، وكلاهما يحمل هوية الجمعية ويجب مراجعته من الإدارة واعتماده بختم الجمعية.
يسلم التقرير للمتبرع مرفقًا ضمن خطاب رسمي موجه من الجمعية إلى الجهة المانحة أو ضمن بريد إلكتروني يحمل الاسم الرسمي للجمعية.
رسائل تسويقية 
التنبيهات: التسويق في المجال الخيري | رسائل تسويقية